Qué es la digitalización de documentos y cómo beneficiará a tu empresa

En un mundo cada vez más digital e informatizado las empresas que quieran sobrevivir en el mercado deben tener en cuenta la digitalización a todos los niveles. En este artículo te contamos qué es la digitalización de documentos y cómo beneficiará a tu empresa.

Qué es la digitalización de documentos

No importa si se trata de una pequeña empresa, una PYME o una gran empresa, todas generan un gran número de documentos de papel: informes, facturas, nóminas, contratos y un largo etc. que ocupan muchísimo espacio físico y resultan muy complicados de encontrar, de localizar y también de consultar.

A partir de aquí y gracias a la oportunidad que suponen las nuevas tecnologías surge para las empresas la necesidad de transformar todos estos documentos en papel en documentos digitales para conseguir ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia en la empresa.

Digitalizar los documentos es un proceso que se basa en la captura de todos los documentos físicos de la empresa, mediante un escáner como los que vemos en OficinaTop.com, para pasarlos al digital. Después se hace necesaria la indexación de toda la información que se haya extraído en cada uno de los documentos y a continuación será preciso almacenar los documentos y todos los datos que estos incluyen para conseguir realizar búsquedas de forma digital de manera mucho más eficiente.

Cómo beneficiará a tu empresa la digitalización de documentos

Los documentos físicos en papel no permiten tampoco revisar datos rápidamente, ni comprarlos, ni cruzarlos ni hacer búsquedas eficientes usando un ordenador ni otro tipo de tecnología. Es por esto que los documentos en papel hacen perder eficacia a las empresas y por tanto las hacen mucho menos rentables.

A raíz de esto se puede extraer que la digitalización de documentos de forma eficiente beneficiará a tu empresa porque te permitirá ahorrar mucho material, y también horas, tiempo y recursos a nivel laboral dentro de la empresa, que podrán invertirse de forma mucho más eficiente.

Por otro lado, la digitalización de documentos también se traducirá en beneficios económicos concretos que podrás calcular de forma sencilla en gastos como los derivados de las facturas (en papel unos 17 euros mientras que en el formato digital este gasto se reduce a cero).

Además, con la digitalización de documentos el tiempo de entrada manual de los datos y de la búsqueda e identificación de éstos también se reducirá al mínimo. Los sistemas digitalizados de mayor calidad te permitirán acceder de forma directa a toda la información relativa a tu empresa que necesites encontrar o que necesite encontrar cada uno de los trabajadores de la empresa, de los proveedores o de los clientes de tu negocio.

Por supuesto la digitalización de documentos en una empresa se traducirá también en un aumento de la productividad, ya que las soluciones digitales permiten evitar que los trabajadores vayan a tener que dedicar una buena parte de su horario de trabajo a hacer tareas aburridas y repetitivas que no aportarán nada de valor añadido a la empresa.

De esta forma resulta mucho más sencillo también que la actitud y la motivación de los empleados mejore porque se sentirán liberados de las tareas más repetitivas, aburridas y pesadas que tienen que ver con la gestión del papel y de los documentos físicos.

Con la digitalización de documentos también resulta mucho más complicado para las empresas el cometer errores, con lo que es posible eliminarlos casi por completo y terminar también con las reclamaciones, con los problemas de contabilidad y por tanto también reducir al máximo la posibilidad de que te pongan una multa. Con la digitalización de documentos podrás implementar muchas mejoras en la gestión de dichos documentos, de los pagos, de las auditorías y de las relaciones con los organismos más importantes con los que se relacionan las empresas, como por ejemplo Hacienda.

Además será posible gestionar de forma mucho más eficiente y rápida toda la documentación relacionada con tu empresa con lo que será posible también el integrar todos estos documentos con los sistemas de contabilidad y de facturación de la empresa para que tu negocio pueda funcionar de forma mucho más fluida y eficiente.

Por último, a nivel de intangibles la digitalización de documentos también beneficiará a tu empresa. Con la digitalización vas a conseguir mejorar la imagen de tu negocio al lograr atender a los clientes y a los proveedores de manera mucho más eficiente y personal. Por otro lado la empresa se va a convertir en una alternativa mucho más cómoda y más moderna para todos los empleados, con lo que se sentirán más motivados, más competentes y con un futuro laboral mucho más prometedor.

Además, otra de las claves más importantes es que tu empresa ganará muchísimo a nivel de protección de datos, con lo que cumplirás siempre con la normativa vigente y podrás gestionar toda la documentación de manera mucho más eficaz.